公司成立了,然后咧?

恭喜!注册了新公司,跨出了关键的一步,实现了从0到1的转变。那在公司成立之后,还有哪些需要做的呢?

  1. Recruiting

公司成立后马上就得招兵买马,由于美国的移民政策缩紧,有时候不是只要谈得来、有能力的人都可以招到麾下。在美国合法工作需要是美国公民、持有美国绿卡或持有合法工作签证的人员(关于工作签证问题,请见本所姚力楠律师的文章《初创公司/小公司申请H-1B 的痛点和应对》)。因此,对新员工进行工作身份的验证是很有必要的。每一个新员工向公司报到的时候,都需要填写I-9表格并提交相应的身份证明。如果有潜在员工将来需要办理STEM 延期,公司可以在移民局网站的E-verify系统注册,并通过该系统汇报和验证员工的工作身份。

除了身份的确认之外,新员工还需要填写W-4表格和相应的州的类似表格,以确定每一张工资单的联邦收入税和州税的预缴税金额。根据公司所在地不同,公司还会有相应的法律规定的告知义务,比如Paid Family Leave, minimum wage requirement, etc. 各州的劳工部门通常都有做成海报的此类信息。

  1. Insurance

在公司开始运营后,公司需要购买一些基本的保险,比如 general liability insurance以及与雇佣员工有关的workers’ compensation insurance。

随时公司的发展、产品的上市、董事和高管的增加,保险的需求会逐渐加大,比如购买董事高管责任险。

  1. Accounting services

成立公司的一个优点是股东的有限责任,保护股东的个人资产不受公司债务影响。为实现股东有限责任,很重要的一点是公司资产和个人资产不能混淆,公司收入和支出记录清晰。公司的收入和支出需要有准确的财务记录,员工工资发放以及代扣代缴税需要财务服务,年度报税更需要专业的会计师服务。因此,在公司无内部专职财务人员时,找一个外部的会计师进行日常的财务记录、员工工资发放和预扣税等是很有帮助的。

如果公司一开始规模比较小,运营收支不复杂,使用一个功能强大的记账软件配以年度报税时候雇佣外部会计师,也不失为节省成本的一种方式。

  1. Statement of Information update

有的州会登记公司的董事和高管信息,并要求每年或每两年汇报一次。即便尚未到需要汇报的时间,但公司董事和高管有变更,也需要及时向Secretary of State汇报并更新。

  1. State tax

除了联邦税,多数州对公司经营收入也征收州税。公司需要确定所在州是否征收州税并取得州层面的报税ID。 以加州为例,公司不论盈利与否,都需要缴纳franchise tax。

多数州对员工收入也征税,公司除了代扣代缴员工的联邦税和社保费外,还需要代扣代缴各州的收入税.

多数州对雇佣员工和员工权益保护有专门的机构管理。加州的Employment Development Department(简称 “EDD”)主管劳动人事事宜,在加州运营的公司,需要在EDD登记并满足相应的员工雇佣要求。

EDD 时不时会举办一些针对雇主的免费研讨会,话题涵盖劳工法、员工问题、员工收入税、失业/残障保险等等,对于有员工的新公司而言,是非常好的获取信息的渠道。网址:http://www.edd.ca.gov/jobs_and_training/Employers_Businesses.htm

  1. Local business tax

除了联邦税和州税,很多城市会对企业征收一定的城市税,名称不尽相同,有的是business license fee, 有的是business tax. 建议咨询公司办公室所在的城市是否需要缴纳相应的税费。

如果公司一设立就已经积极地开始了运营,创始人可能就没有时间来处理上面这些繁琐的细节,好在这些服务都可以外包,会计、簿记员、人力资源管理咨询、常年法律顾问等等,且外包的成本远低于雇佣成本。毕竟,将创始人的时间全力花在公司的发展上才是最值得的。

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原作者:姚力楠律师

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