继任受托人手册

本手册主要帮助继任受托人理解和履行其作为信托受托人的义务。受托人法律上也叫监管人。监管人监管属于他人的财务。根据法律,监管人为了受益人的利益监管财务并对受益人负有法律规定的义务。财务包括房屋、土地等不动产,也包括车辆、物品等有形的个人资产,以及股票、银行账户等无形的个人财产。

当你以受托人的身份行事时就开始承担监管义务。为更好地理解你的监管义务,首先你需要理解什么是信托

一个信托在同一时间可以有一个及以上的受托人。若同时有多个受托人,则每个受托人成为共同受托人。每个共同受托人需要自行思考和决定如何最好地履行其监管义务。但是请注意,共同受托人会对其他共同受托人违反监管义务的行为承担责任。每一个共同受托人都需要关注信托管理过程中的所有事情。任何疑问或问题都需要立即同其他共同受托人商讨。基本原则是,如果信托有两位共同受托人,则在信托管理中的所有问题需要两个共同受托人的一致同意;如果有三个及以上共同受托人,则在信托管理中的所有问题都需要多数共同受托人的同意。为减少和降低因其他共同受托人的错误决策或者违反监管义务的行为而承担责任的风险,共同受托人需要对信托管理中的异议进行书面记录。在极端情况下,共同受托人需要对其他受托人的行为予以警示。

如果你对受托人需要如何做、需要做什么有疑问,请立即寻求建议。你可以向你的律师、会计师或者其他顾问寻求建议。

你被他人的信托文件任命为继任受托人,并不意味着你必须接受该任命。你必须仔细思考并决定是否要接受该任命。

作为受托人的基本义务

  • 审慎义务

受托人需要谨慎监管信托资产。换句话说,受托人的作为或者不作为将按照如下行为标准判断:一个理性的人处于和受托人同样的环境,拥有受托人同样的信息,受限于受托人一样的限制时,会采取何种行为。按照理性人的标准处理信托事务,是受托人的基本行为准则。在此基础上,若受托人有特殊的专业知识或技能,则其行为标准应将其专业知识和技能纳入考虑。换句话说,按照一个拥有受托人同样专业知识和技能的理性人的标准来衡量。

  • 执行信托内容的义务

受托人的第一要务是研读信托文件,完整熟悉信托文件条款,并严格执行。如果受托人按照信托文件的指示和要求做每一件事,那么他人很难指责受托人有过错。

  • 忠诚义务

作为受托人,你对信托资产的监管和处置必须是为了信托和受益人的利益。你作为受托人是为了他人利益而不是为自己的利益。因此,你不可以进行以牺牲信托利益为代价而使自己获利的交易。当任何时候出现你的个人利益和信托利益有冲突或者信托利益与第三方的利益有冲突时,你需要将信托利益放在首位。比如,你不可以出售你的资产给信托或者出售信托资产给你自己,或者从信托获取个人贷款。不过在加州,受托人在获得法院许可的情况下,可以在受托人和信托之间发生交易,但应通知潜在交易的所有受益人并给与这些受益人合理时间来支持或者反对该潜在的交易。

  • 不可转让委托义务

一旦接受委托,你需要履行受托人的义务,不可以把受托人的义务完全委托他人行使。但是,你可以将受托人义务中的部分委托第三方执行。比如,你可以委托一个代理负责收取信托资产的租金。

如果你只是共同受托人中的一个,你不可以依赖其他共同受托人来监管信托。你作为受托人需要参与信托的管理。如果你发现其他共同受托人行为不当,你需要纠正该不当行为。每个受托人都对其他共同受托人的不当行为或者违反受托人义务的行为对信托的受益人负责。

  • 财务准确义务

受益人需要被及时告知其在信托资产中的权益。每个受益人在信托资产中的权益可能不同。受托人有义务准确记录每个受益人在信托资产中的权益。

  • 隔离信托资产的义务

你必须将信托资产与你的个人资产区分。信托资产应有单独的账户,不能将信托资产和个人资产混杂。

  • 需要时寻求帮助的义务

如果你不确定如何正确解读某些信托条款,请咨询你的律师。若在不确定的情况下任意解释,可能让你陷于个人责任。若被指责或被起诉违反信托义务,依赖过专业人员的意见是一个有利的抗辩。

  • 保护信托资产的义务

受托人有义务保护和维护信托资产,并在可行时为信托资产投保。咨询专业的保险代理,并为信托资产购买合适的保险。

  • 恰当行事的义务

当你的行为表面上看起来不恰当时(不论最终是否恰当),你很难取信于法官或者陪审团。当他人质疑你的行为时,你需要证明你的行为是合适的、恰当的。

信托的财务事宜

受托人必须建立财务账簿并准确记录信托资产的经营情况。为履行该义务,受托人不需要是一名注册会计师,但是受托人应认真考虑聘请一名注册会计师,或者至少聘请一名专业的记账员协助。财务账簿应清楚记录受托人收到、持有、分配的资产,以及相应的日期、金额和对应的解释。请记住,你监管的信托,虽然无任何实体,但在法律上是被作为一个独立的法律主体对待,拥有独立的法律人格。

至少每年更新一次信托的财务账簿。任何受益人都有权并可能要求查看该财务账簿。

信托的年度财务账簿应包括如下内容:

  • 信托资产清单,资产的变更以及每个现存资产的公允市场价值;
  • 信托银行账户的详情,包括银行对账单;
  • 所有投资的信息;
  • 所有的保险信息;
  • 所有已知的针对受托人的诉讼,包括每个诉讼的具体情况,比如起诉方、诉讼的性质、受托人针对诉讼采取的行动或措施;
  • 信托收到的收益以及收益的来源;
  • 信托已经做的分配,每个分配的受益人、分配的目的或原因,以及分配的是信托的本金还是收益;
  • 所有报税记录;
  • 所有已经缴纳的税费和债券费用(如有);
  • 受托人收取的报酬以及报酬的计算方式。

建议受托人要求受益人签署书面文件确认其收到了信托的分配,并要求受益人签署书面文件确认其批准受托人准备的信托年度财务记录。如果有受益人拒绝批准信托年度财务记录,受托人可以请求法院审核并批准信托年度财务记录。

信托资产的投资

作为受托人,你需要按照比投资你自己的资产更高的标准来投资信托资产。

加利福尼亚州通过了审慎投资人统一法案(Uniform Prudent Investor Act,简称UPLA)。

信托文件通常会规定受托人能否做某类投资行为。当信托文件未做约定,或者信托文件明确表示采纳UPLA时,如下投资规则将适用:

  • 受托人应根据信托的目的、条款、分配要求和其他情况,按照审慎投资人的标准投资和管理信托资产;
  • 受托人对每个信托资产的投资和管理决策不应单独评估,而是将信托的所有投资整体通盘考虑,考量整体的投资策略、风险分散、整体的投资回报等。
  • 受托人在投资信托资产时应考虑如下因素:整体经济环境,通货膨胀或者通货紧缩的影响;投资决策的税务影响;单个投资在整体投资策略和投资组合中的角色;流动性需求;资产的保值和增值;某个信托资产对于信托目的或者某个或某些受益人的特殊意义。
  • 受托人应合理验证投资相关信息;
  • 受托人可以进行与信托目的一致的任何投资;
  • 拥有专业知识和特殊技能的受托人需要运用其专业知识。

受托人需要将信托资产分散投资,规避集中投资的风险。尽管受托人通常不可以将其在信托文件下的义务转委托他人,但是UPLA允许受托人为了信托的利益将投资或者管理义务委托第三方执行。比如,你不是华尔街的投资精英,你可能有义务在为信托规划投资策略时咨询投资顾问。再比如,如果信托资产包括不动产,但是你不是不动产经营管理高手,你雇佣不动产经理管理信托中的不动产是完全正确的。但是,你需要监督你委托的投资顾问或者不动产经理等第三方代理人,确保他们为信托的利益忠诚履行其职责。

所得税

对于可撤销的生前信托,在信托设立人活着时,该可撤销的生前信托不需要单独报税。但是对于其他信托,受托人需要为信托申请纳税识别号码,在联邦通过1041纳税申报表申报所得税,并在信托获得收入的州申报州税。

如果你不是专业人士,强烈建议你聘用专业人士帮信托申报纳税。

中期分配

信托文件通常会告诉受托人何时给哪位受益人分配什么。但是信托文件也会给与受托人一定的自由裁量权。信托文件如果没有明确的指示,你就需要自行判断。你的主要目标是按照信托设立人的意图管理信托。你还需要考虑信托的规模,信托的收益、受益人的需要和便利性、以及其他因素。

最终分配

在最终分配时,你需要提供给所有的受益人一份信托的账目,账目应包括如下内容:

  • 自受益人或法院上一次批准的账目至今的资产变动、租金、收入以及利润;
  • 资产、租金、收入以及利润的分配;
  • 信托尚未支付的债务、费用;
  • 受托人仍持有的信托财产;
  • 受托人已经支付了所有保险的保费以及其他需要支付的费用;
  • 受托人在信托期间为信托进行的纳税申报;
  • 以及其他需要披露给受益人的信息。

请受益人签署书面文件批准你提供的信托账目,放弃任何针对你的诉讼,并承诺支付信托财产被分配后信托可能发生的费用。不过请注意,受益人支付后续发生的信托费用的义务以其收到的信托资产为限,因此请受托人确保其在最终分配信托资产前已经支付所有信托费用、债务等。

信托资产的产权

当你获得信托资产的产权时,请注意产权的登记方式。产权需要按照如下方式登记:

[受托人姓名],作为受托人,或者其在信托中的继受人,在[信托名称]可撤销生前信托,[设立日期],及其修订。

或者

[共同受托人1的姓名]和[共同受托人2的姓名],作为受托人,或者他们在信托中的继受人,在[信托名称]可撤销生前信托,[设立日期],及其修订。

当受托人签署文件时,包括签署信托的支票,请按照如下方式签署“[受托人姓名],作为受托人”。在签署时写上“作为受托人”,那么受托人就是为信托之目的签署该文件或采取行动,只要受托人在信托授权范围内,受托人就不承担个人责任。但是该原则只适用于继任受托人,不适用于信托设立人作为受托人。

规避潜在责任

如下两个原则可以帮助受托人规避个人责任。第一个原则是书面记录所有交易,包括做某项分配或者不做某项分配的原因。第二个原则是你的作为或者不作为是否会让你陷于诉讼。当作为受托人管理他人的遗产时,你并不是处于理想状态,你很容易成为愤怒或者挫败的受益人的攻击目标。

最好的避免诉讼的方法是始终和受益人保持沟通,让受益人及时了解信托的运营情况,并且态度友好,始终保持合作的态度。

千万不要自行修订信托文件中的错误或者模糊不清、自相矛盾的规定,或者自行解释信托文件中的规定,尽管按照自己的理解去纠正或修订看起来很简单,并且便于执行信托管理义务。只有法院或其他有权机关可以更改信托文件,并且即便法院的修改权限也是很有限的。如果你对信托文件有任何疑问,请及时咨询你的律师。

在诉讼中受托人的第二个抗辩理由是受托人证明其完全按照信托的意图管理信托资产和履行受托人义务。

另外请记住,一旦接受委托成为受托人,你不能简单通过辞任来避免诉讼风险和责任。多数情况下,受托人陷入麻烦是因为受托人和信托之间发生交易,产生利益冲突。即便信托文件允许受托人和信托交易,这种交易也应尽可能避免。

如果你不想继续担任受托人,你可以辞任,但是你的义务不会终止直至继任你的受托人上任。

其他考量

  • 理解信托设立的原因。
  • 审察行事动机:受托人应忠诚地履行信托义务,而不是按照个人喜好行事。
  • 如果你同时是信托的受益人,你仍应公正公平地处理信托事务。
  • 保持完整和良好的记录,包括但不限于财务记录、税务申报记录、费用和支出记录、分配记录等。
  • 有疑问时请咨询专业顾问。

文中内容,仅限于一般情况的讨论,并非法律意见。如果您想对您的情况进行评估,请发送邮件至info@yclawgroup.com

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